Emergency General Meeting, March 26th 2020

Español abajo-

The James John PTA can help support our school community in this time of crisis. Members, please join our emergency general meeting scheduled for Thursday, March 26 at 6:30 – 7:30pm. We will vote on a budget change so that funds can be allocated to a nonprofit, such as Self Enhancement Inc. and SUN, which support resources for families.

To keep each other healthy, this meeting will be online, not in person. You can access by web or phone.

This cannot be a vote by proxy (i.e., you can’t vote for someone else) and you must be a James John PTA member to vote. If you are not yet a member and would like to be, visit https://www.jamesjohnpta.org/membership to obtain a membership form. Please send a picture of your completed membership form to membership@jamesjohnpta.org.

Proposal for emergency support to James John families during the COVID-19 pandemic

March 24, 2020

Many James John families have been laid off from work due to the COVID-19 pandemic, and some are experiencing critical financial hardship, unable to afford basic necessities. Existing programs through non-profit and public agencies may not have the capacity to fill in the gaps. Now is the time to pull together as the James John community. PTA rules say that we cannot make donations to individual families but that we can donate to existing programs in other non-profit organizations. We propose allocating James John PTA funds in the following ways:

  1. Keep James John families fed through SUN Schools’ existing food distribution program. Susy Wassmuth from the SUN Schools program has been working hard (with others) to ensure all James John families have access to food. She says that for the time being, she has enough funds from the non-profit organization Take Action Inc. to keep going. We propose allocating up to $2,500 in case SUN’s funds become insufficient to keep all James John families fed.
  2. Provide Fred Meyer gift cards to cover other essentials. Some families may be in need of cleaning supplies, diapers, or other basic household goods. We propose allocating up to $2,500 to buy Fred Meyer gift cards (in modest amounts, such as $25) for SUN Schools to distribute to James John families, as needed.
  3. Establish a discretionary fund of $5,000 to address additional COVID-related needs through the school closure period, authorizing the PTA board to allocate funds as needed, in a manner consistent with PTA guidelines.

We believe we can raise funds to cover at least some of these costs. We have already identified some potential contributors and plan to publicize in our community the opportunity to support families in need.

Additionally, our PTA currently has more than $32,000 in the bank, which we believe is enough to cover this $10,000 emergency fund and leave enough to pay for essential programming this school year and into next. This includes (reconciled as of 2/29/20) $15,324.97 in our general fund, $8,230.61 in the Playground Fund, and $8,748.00 Sealing & Striping Fund, totaling $32,303.58. If needed, we can vote at a later date on whether to redirect some of the dedicated funds to the garden expansion/Grow Portland or other programs.

If this emergency fund proposal is approved, we will establish procedures that facilitate support to James John families in a manner that is equitable, transparent, expedited, and as low-risk as possible for everyone involved. Consistent with our PTA Equity Plan, we will make every effort to ensure that everyone has equitable access to these resources as needed, regardless of language, race, ethnicity, and other protected class under civil rights law.

Dr. Melvin has committed to asking all James John teachers to assess families’ needs, class by class, and to share information about this emergency fund, school-based meal centers, and other available resources.

Recommended unanimously by a vote by the PTA leadership team, March 24, 2020. Approval by PTA general membership required, per National PTA rules.


La APM/PTA de James John puede ayudar apoyar a nuestra comunidad escolar en estos momentos de crisis. Miembros, por favor únanse a nuestra reunión general de emergencia programada para el jueves 26 de marzo a las 6:30 – 7:30 de la tarde. Votaremos sobre un cambio de presupuesto para que los fondos se puedan asignar a una organización, como Self Enhancement Inc. y SUN, que aportan recursos para las familias.

Para mantenerse sanos, esta reunión estará en línea, no en persona. Puede acceder por web o por teléfono.

Esto no puede ser un voto por apoderado (es decir, no puede votar por otra persona) y debe ser miembro de la APM/PTA de James John para votar. Si aún no es miembro favor de rellnar el formulario de membresía. Por favor, envíe una fotode su membresía completada al membership@jamesjohnpta.org.

Propuesta para apoyo de emergencia a familias de James John durante la pandemia de COVID-19

24 de marzo, 2020

Muchas familias de James John han sido despedidas del trabajo debido a la pandemia COVID-19, y algunas están experimentando dificultades económicas, sin poder pagar el costo de necesidades básicas. Los programas existentes de agencias públicas y sin fines de lucro tal vez no tengan la capacidad de llenar los vacíos. Ya es el momento de aunar nuestros esfuerzos como miembros de la comunidad de James John. Las normas de la Asociación de Padres y Maestros (APM o PTA por sus siglas en inglés) al nivel nacional no permiten que contribuyamos a familias individuales pero que sí podemos donar a programas existentes de otras organizaciones sin fines de lucro. Proponemos asignar fondos de la APM de James John de las maneras siguientes:

  1. Suministrar comestibles para familias de James John por medio del program de distribución de comida de SUN Schools. Susy Wassmuth del program SUN Schools (entre otros) ha trabajado duro para asegurar que todas las familias de James John tengan acceso a la comida. Ella dice que por el momento, tiene fondos suficientes de la organización sin fines de lucro Take Action Inc. para mantener el programa. Proponemos asignar hasta $2,500 en caso de que los fondos de SUN no serán suficientes para proveer comida a todas las familias de James John.
  2. Proveer tarjetas de regalo de Fred Meyer para cubrir el costo de otras necesidades. Puede ser que algunas familias necesiten suministros de limpieza, pañales, u otros artículos para el hogar básicos. Proponemos asignar hasta $2,500 para comprar tarjetas de regalo de Fred Meyer (en cantidades modestas, como de $25) para que SUN Schools las distribuya a familias de James John, tal como se necesite.
  3. Establecer un fondo discrecional de $5,000 para atender a otras necesidades relacionadas con COVID durante el periodo de la clausura de la escuela, autorizando a la mesa directiva de la APM a asignar los fondos como sea necesario, de una manera consistente con las normas de la APM.

Creemos que podemos recaudar fondos para cubrir al menos una parte de estos costos. Ya hemos identificado a algunos contribuyentes potenciales y planeamos publicitar en nuestra comunidad la oportunidad de apoyar a las familias necesitadas.

Además, nuestra APM actualmente tiene más de $32,000 ahorrado, que creemos que será suficiente para cubrir los $10.000 de este fondo de emergencia y dejar lo suficiente para pagar el costo de otros programas esenciales este año escolar y al comienzo del próximo. Estos fondos incluyen (según las cuentas conciliadas el 29-2-20) $15,324.97 en nuestro fondo general, $8,230.61 en el fondo para el patio de recreo, $8,748.00 en el fondo para sellar y rayar el asfalto, por un total de $32,303.58. Si es necesario, podemos votar en una fecha posterior si redirigir algunos de estos fondos dedicados a la expansión del jardín/Grow Portland u otros programas.

Si se aprueba esta propuesta de fondo de emergencia, estableceremos procedimientos que faciliten el apoyo a las familias de James John de una manera que sea equitativa, transparente, expedita y con el menor riesgo posible para todos los involucrados. De acuerdo con nuestro Plan de Equidad de la APM, haremos todo lo posible para garantizar que todos tengan acceso equitativo a estos recursos según sea necesario, independientemente del idioma, la raza, el origen étnico y otras clases protegidas según la ley de derechos civiles.

Dr. Melvin se ha comprometido a pedir que todos los maestros de James John evalúen las necesidades de las familias, clase por clase, y que comparte información acerca de este fondo de emergencia, los centros de comidas basados en las escuelas, y otros recursos disponibles.

Recomendada por un voto unánime de el equipo de liderazgo de la APM, 24 de marzo de 2020. La aprobación de la membresía general de la APM todavía se requiere según las normas de la PTA/APM Nacional.

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